不少公司的业务，最初都是从一张表格开始的。客户不多，订单不多，几个人互相问一句就能把事情处理完，没必要一开始就投入开发。

后来业务增长，表格也跟着增加。销售有自己的客户表，财务维护回款表，项目负责人还有一份进度表。同一个客户改了名称，需要在几个地方分别修改；月底汇总数据，总要先花时间确认哪份才是最新版。

到了这个阶段，值得考虑的已经不只是表格是否方便，而是信息如何在不同岗位之间流转。

可以先检查几个具体问题：同一份信息是否经常重复录入？关键记录是否只有某个人知道放在哪里？负责人能否及时掌握业务进度？出现错误后，是否很难查清修改过程？

如果这些问题频繁发生，就有必要评估系统建设。

不过，不必急着把所有表格一次搬进去。先选一条反复使用、规则相对稳定的流程，例如客户登记到订单跟进，把这部分理顺。原来表格中已经不用的字段和多余步骤，也可以趁机清理。

系统的价值，要体现在每天的工作中。少核对几次、少漏一笔记录、交接时少问几个人，都是可以观察的改善。